Personvernerklæring for kunder, besøkende på våre nettsider og i våre lokaler
Behandling av personopplysninger for deg som besøker våre hjemmesider www.kommuneneshus.no, eller besøker og/eller benytter vår eiendom/lokaler.
Når du bruker nettsiden vår og/eller er i direkte kontakt med oss på annen måte vil Kommunenes Hus AS behandle personopplysninger om deg. Det samme er tilfellet dersom du besøker oss, benytter vår eiendom/lokaler enten som deltaker på kurs, er gjest hos oss eller noen av våre leietakere, eller er ansatt hos noen av våre leietakere og dermed benytter vår eiendom/lokaler. Nedenfor finner du derfor informasjon om personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.
Behandlingsansvarlig for de personopplysninger som samles inn i denne forbindelse er Kommunenes Hus AS ved administrerende direktør Runa Kristin Braathen. Kontaktinformasjonen til Kommunenes Hus AS er:
Adresse: Haakon VIIs gate 9
E-post: kh@ks.no
Telefon: 971 50 605
Organisasjonsnr.: 935 087 759
Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn?
Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Vi samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her:
a. Besvare henvendelser som kommer inn til oss; Navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle øvrige personopplysninger som måtte følge av henvendelsen. Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining, jf. personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav f). Vi har vurdert det slik at dette er nødvendig for å hjelpe deg med det du lurer på.
b. For å få informasjon om bruk av våre nettsider benytter vi informasjonskapsler (cookies). Du kan lese mer om cookies og hvilke cookies vi benytter her. Vi behandler personopplysninger på grunnlag av en interesseavveining, jf. personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav f). Vi har vurdert det slik at det er nødvendig for oss å gjøre dette for å tilpasse nettsiden til våre brukere. Vi ivaretar imidlertid personvernet ditt ved at vi kun bruker opplysningene til statistikk. I denne statistikken er det ikke mulig å identifisere deg som enkeltperson. Videre sletter vi personopplysningene som samles inn via nettsiden daglig.
c. Vi samler inn og bruker personopplysninger for å sikre autorisert tilgang til Kommunenes Hus AS sin eiendom/lokaler ved utstedelse av elektronisk nøkkelkort og ditt bruk av elektronisk nøkkelkort til lokalene, når du er på besøk hos oss eller noen av våre leietakere, eller utfører oppdrag over en viss varighet hos oss eller noen av våre leietakere; Navn, navn på firma, mobiltelefonnummer og hvilke tilganger som er gitt, blir registrert. Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining, jf. personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav f). Vi har vurdert det slik at dette er nødvendig for å sikre bygningen, ivareta sikkerhet ved at kun autorisert personell har adgang til eiendommen/lokalene, samt ivareta sikkerhet ved en eventuell ulykke/krise.
d. Kommunenes Hus AS foretar også videoovervåking av vår eiendom/lokaler. Formålet er å forvalte vår eiendom/lokaler og sørge for sikkerhet og autorisert tilgang til vår eiendom/lokaler; bildeopptak. Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining, jf. personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav f). Vi har vurdert det slik at dette er nødvendig for å sikre bygningen og vårt personell, ivareta sikkerhet ved at kun autorisert personell har adgang til eiendommen/lokalene, samt ivareta sikkerhet ved en eventuell ulykke/krise.
e. Rekruttering til nye stillinger oss hos; CV, søknad, attester og referanser. Behandling av personopplysninger skjer på grunnlag av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b) (dvs. for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse), og/eller samtykke som søkeren har gitt.
2. Utlevering av personopplysninger til andre
Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.
Kommunenes Hus AS bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:
GSS AS. GSS utfører og samler inn opptak fra videoovervåkningen i Kommunenes Hus AS sin eiendom/lokaler. Opptak fra videoovervåking slettes senest én uke etter at opptakene er gjort. Ved eventuell utlevering til politiet, kan opptak oppbevares i inntil 30 dager.
All behandling av personopplysninger som Kommunenes Hus AS foretar skjer innenfor EU/EØS-området.
3. Lagringstid
Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.
Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt.
Vi gjennomgår opplysninger knyttet til utstedte elektroniske nøkkelkort og tilganger som er gitt, og bruk av nøkkelkort til Kommunenes Hus As sin eiendom/lokaler med jevne intervaller – minimum hvert kvartal. Når behovet for å benytte elektronisk nøkkelkort opphører leveres kortet i resepsjon og kortet blir slettet i systemet. Data/logg blir lagret i systemet i 2 år. Dette blir gjort for å sikre autorisert tilgang til Kommunenes Hus AS sin eiendom/lokaler. Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining, jf. personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav f). Vi har vurdert det slik at dette er nødvendig for å sikre bygningen og vårt personell, at rutiner knyttet til tildeling av tilganger blir ivaretatt, ivareta sikkerhet ved at kun autorisert personell har adgang til eiendommen/lokalene, samt ivareta sikkerhet ved en eventuell ulykke/krise.
4. Dine rettigheter når Kommunenes Hus AS behandler personopplysninger om deg
Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg i henhold til det til enhver tid gjeldende personvernregelverk. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.
For å ta i bruk dine rettigheter må du henvende deg til Kommunenes Hus AS på telefon 971 50 605/ epost kh@ks.no. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.
Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.
Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss, dersom det har vært nødvendig å innhente ditt samtykke for vår behandling av dine personopplysninger. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å henvende deg til Kommunenes Hus AS på telefon 971 50 605/ epost kh@ks.no.
5. Klager
Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet, men vi anmoder deg om å kontakte oss slik at vi dels kan ta stilling til dine innvendinger og dels at vi kan oppklare evt. misforståelser.
Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.
6. Endringer
Hvis det skjer endringer med tanke på behandling av dine personopplysninger vil det følgelig også kunne medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Hvis vi har dine kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.