RUTINE FOR PRODUKSJON AV ADGANGSKORT /BESØKSKORT I KOMMUNENES HUS

Det er kun daglig leder, driftsleder, resepsjonist og driftstekniker som kan utstede nye adgangskort. Det er kun disse som har opplæring i sporing av adgangskort.

Resepsjonsmedarbeidere skal kun endre allerede eksisterende adgangskort. Ved tvilstilfeller skal driftsleder eller driftstekniker kontaktes før ev endring gjennomføres. 

Alle som betjener adgangssystemet har tilgang til logg.

Driftsleder gjennomgår adgangskort og tilganger med jevne intervaller – minimum hvert kvartal.

Alle mottakere av kort må identifisere seg og registrere seg med navn, firma, mobilnummer og nødvendige tilganger, skriftlig i resepsjonen. Det er kun dette som blir loggført. 

Utfylt skjema blir oppbevart i resepsjonen til innehaver tilbakeleverer kortet. Registrerte opplysninger blir makulert og historikken slettes.

Alle besøkskort utløper på dato og tid.

Det forekommer ikke utlevering av informasjon til ansatte eller andre uten offentlige påkrav.

 

OPPGAVER OG INFORMASJON TILKNYTTET ADGANGSKORT/BESØKSKORT I KOMMUNENES HUS

  • Registrere midlertidig besøkskort til ansatte som har glemt kort.

  • Registrere midlertidig besøkskort til nyansatte.

  • Registrere besøkskort til ulike eksterne leverandører.

  • Ved glemt ansattkort (adgangskort m/bilde), skal midlertidige besøkskort tilbakeleveres etter endt arbeidsdag. Midlertidig besøkskort til nyansatte tilbakeleveres ved ankomst av ansattkort. Besøkskort til eksterne leverandører skal tilbakeleveres etter endt engasjement.

  • Ny kortholder må møte fysisk i resepsjonen.

  • Er det usikkerhet rundt vedkommende som ber om besøkskort, skal personens overordnede kontaktes for å legitimere vedkommende.

  • Det skal ikke utstedes kort vilkårlig – ha alltid en kontaktperson å binde kortet til.

  • Idet mottaker signerer registrerte opplysninger, skal det informeres om ansvar for tilbakelevering.

  • Det tas ikke betalt for besøkskort.

  • Resepsjonisten har ansvar for å bestille ansattkort, og opplyser nyansatte når kortet er ankommet. Mottaker vil bli fakturert for adgangskortet.

  • Alle ansattkort for KS må godkjennes av HR-avdelingen i KS.

  • Ta imot ansatt- og besøkskort når kortholder er ferdig med det. Registrerte opplysninger makuleres og historikk slettes.

  • Data blir lagret i 2 år.

  • Tapte kort belastes kortholder med kr. 400,-

BESØKSADRESSE

  • Haakon VIIs gate 9

  • 0161 Oslo

POSTADRESSE

  • Postboks 1378 Vika

  • 0114 Oslo

E-POST

kh@ks.no

TELEFON

971 50 605

Miljfyrtarn-norsk-farger.png